フォルダ・ファイルの整理整頓術

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フォルダ・ファイルの整理整頓術

作成したフォルダやファイルはどのように整理されているでしょうか。
気が付いたら乱雑な状態になり、目的のファイルを即座に見つけられなくなったり、間違って消してしまったり、誰もが一度はそんな経験をするのではないでしょうか。

フォルダやファイルが散らかっている状態ですと、作業の能率が落ちることになります。
また、どこにデータが保存されていたのか把握できずに、他のデータといっしょに間違えて削除してしまう、ほぼ同じ内容のデータが複数の場所に保存されていて目的と違うファイルを扱ってしまうなどのミスを犯す可能性があります。

簡単な整理整頓の極意をまとめてみましたので参考にしてください。

まずはルールの統一

ファイルサーバやNAS などで、複数の人間でデータフォルダを共有する際は、どの場所にどのように整理するのか、ルールを決めてそれを全員に守らせることです。
管理台帳をエクセルで作成しても良いですが、あまりに細かくルールを決めてしまっても、かえってそれで効率がおちることもあります。

これは個人で利用しているパソコンでも同様です。
ルールを決めてきちんと整理整頓しておけば、欲しいファイルをすぐに見つけられ、バックアップも容易になりストレスなく使い続けられます。

また不要になったフォルダがいつまでも残っていると雑然としてしまいますので、フォルダの構成は定期的に"棚卸し"しましょう。

フォルダ分けの目安

フォルダの整理は、大分類>中分類>小分類のような階層にすることが基本です。

フォルダ階層イメージ1

たとえば、1 階層につきフォルダの数は5〜10 個程度にすると、一目で内容を把握できます。また大分類や中分類ぐらいまでの上層フォルダにはファイルは直接保存せず、小分類以下にまとめるようにすると分かりやすくなります。

同じ種類のデータは一か所にまとめると便利ですが、分類する必要がある場合はサブフォルダを使うと分かりやすくなります。
例えば複数の業務を並行して行っている際に、それぞれに「見積」と「請求」フォルダが必要になった場合は「業務1」「業務2」と同じ階層に「見積」と「請求」フォルダを置く のではなく、下の階層にそれぞれ「見積」と「請求」フォルダを置くと両方のデータが混ざることがなくなります。

フォルダ階層イメージ2

フォルダの命名規則

フォルダの名前は簡潔にするのが基本ですが、同階層にフォルダが多数ある場合は探しづらくなることがあります。

フォルダは、名前の文字コード順に並ぶので、アルファベットや数字、カナであればわかりやすく並びますが、漢字のフォルダ名の場合に並び順がわかりづらくなります。
例えば下記のようにフォルダの頭に数字つけておくと、数字の順番どおりにフォルダが並んで見やすくなります。

フォルダ命名規則イメージ

先頭にアルファベットや数字のフォルダ名を付けておくと、キーボードを押すだけでそのフォルダが選択された状態になるので便利です。

たとえば、下記のようなフォルダ名にした場合に、キーボードのA を押すと、「a 青」フォルダが選択され、もう一度A を押すと「a 赤」が選択されます。

フォルダ命名規則イメージ頭文字

ファイルの命名規則

ファイル名を付ける際には、フォルダと同様に簡潔な名前にしましょう。
あまり意識されることはないですが、フォルダ・ファイルの長さにも制限があり、ある程度の長さを超えるとファイルが開けなくなったり、コピーできなくなったりするので注意が必要です。

ファイル名に「決定稿」「最終」「最新」などつける場合がありますが、これはあまりお勧めできません。
使っているうちに最新のファイルが複数できてしまい、どれが本当の最新なのか分からなくなってしまいます。
そういった場合は、ファイル名の先頭もしくは末尾に日付を入れるのがお勧めです。万が一、データ復旧が必要になった場合でも、最新データを容易に把握できます。最新データのみ、ピンポイントでデータ復旧することも可能になります。

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